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Come scrivere una lettera di risposta di affari

Come scrivere una lettera di risposta di affari

Quando si risponde a una lettera o una tua richiesta da clienti, collaboratori, clienti o colleghi, è importante mantenere una quantità appropriata di formalità. La comunicazione scritta può benissimo essere il primo e forse solo corrispondenza tra lei e il mittente originale, quindi fare una buona impressione è fondamentale.

Istruzioni

• Aprire la lettera di risposta facendo riferimento alla lettera originale che hai ricevuto. Utilizzare una linea di apertura come "Con riferimento alla vostra lettera" o "Grazie per la tua lettera/e-mail". In questo momento, parafrasando alcuni dei punti chiave menzionati nella lettera che hai ricevuto. In questo modo il vostro contatto sanno che hanno colto il suo messaggio e capire la sua posizione. Questo è un elemento importante se sei con un capo o un cliente e ancora più importante se è un capo o un cliente che rilascia una denuncia. Ricordate di non usare il suo nome, a meno che non siete amici o colleghi e ha usato il tuo nome nella lettera originale. Per qualcuno che non parli colloquiale con, formale è meglio. Utilizzare il cognome preceduto da signora, la signora o Signor, se sai il nome della persona; e se non si conosce il nome utilizzare "Caro signore o signora."

• Seguire attraverso dopo la sua introduzione, rispondendo alla domanda, richiesta o reclamo. Rispondere a qualsiasi domanda o direttamente la persona a qualcuno che ha le risposte e fai del tuo meglio per risolvere eventuali problemi che ha portati alla vostra attenzione. In caso di reclamo, essere sicuri di chiedere scusa per il problema a portata di mano. Non si ottengono difensiva o scortese circa la questione, ma esponi il tuo caso in modo educato e non giudicante. È possibile utilizzare una frase, come "Mi scuso per l'inconveniente. Sarei più che felice di parlare con voi per trovare una soluzione al vostro reclamo. Il vostro business è prezioso, e spero di mantenere voi come un cliente."

• Chiudere la lettera utilizzando una frase che anticipa gli eventi futuri, si scusa un momento finale o offre aiuto. Alcune frasi di uso comune che sono accettabili includono, "Se hai bisogno di ulteriori informazioni, non esitate a contattarmi," "ancora una volta, mi scuso per l'inconveniente" o di "Guardare avanti alla vostra risposta." Ancora una volta, mantenere formalità come finisci la lettera. Per un destinatario che non si conosce, o se si stanno affrontando un intero reparto USA "Yours fedelmente" seguito dal tuo nome. Se si conosce il nome, utilizzare "Cordiali saluti". Per un amico o un collega, "Tanti auguri" o "Cordiali saluti", entrambi di appropriato.